Politique de confidentialité

Résumé succinct

Voici la politique de confidentialité d’Energy SA, une société de droit belge ayant son siège social Schoebroekstraat 8, 3583 Paal et ayant le numéro d’entreprise 0872.287.544 (ci-après : « ENERGY » ou « nous »).

Votre vie privée est importante pour nous ! C’est un fait. Vous aimeriez bien savoir si nous agissons en conséquence, mais la lecture d’une politique de confidentialité, truffée de jargon juridique, vous rebute ? C’est pareil pour nous !

C’est pourquoi nous vous proposons ce résumé, que vous pouvez parcourir en moins de deux minutes. Il fournit toutes les informations nécessaires et vous permettra de comprendre en deux temps trois mouvements comment nous traitons vos données à caractère personnel chez ENERGY.

Que devez-vous savoir ? Tout d’abord, nous avons un principe absolu : vous restez toujours le propriétaire de vos données à caractère personnel.

Que faisons-nous chez ENERGY ?

Nous voulons encourager tout le monde à opter résolument pour un mode de vie sain, actif et dynamique par le biais des services que nous proposons à ENERGY (les « Energy Services »). Nous vous aidons à bouger plus et mieux, mais aussi à avoir un mental fort dans la vie. Pour vous motiver et vous aider autant que possible, nous proposons un testing et un coaching professionnels dans nos laboratoires (les « Services de laboratoire »), que vous pouvez réserver via notre site web www.letsmove.com (« Letsmove »), et via des applications comme par exemple Start 2 Run. Nous aidons également les entreprises à élaborer une politique de santé intégrée et durable pour leurs collaborateurs, soutenue par des activations uniques en ligne et hors ligne par le biais de défis et d’événements sportifs variés (les « Platform Services »). Ces « Platform Services », nous les proposons dans un environnement en ligne où chaque utilisateur reçoit un compte (les « Plates-formes »). Avec certains de nos Energy Services, les entreprises peuvent opter pour un programme d’ambassadeur. Dans ce cadre, un nombre limité de collaborateurs du client sont coachés et formés sous notre direction professionnelle en vue de les préparer à atteindre un objectif spécifique (le « Trajet d’ambassadeur »). Ces personnes sont la voix et le visage du trajet (lorsqu’applicable sur la Plate-forme) et ont pour mission de promouvoir et transmettre le « virus de la santé » aux autres collaborateurs du client (les « Ambassadeurs »).

Quelles informations recueillons-nous vous concernant ?

Lorsque vous créez un compte sur Letsmove et réservez/achetez l’un de nos services et/ou produits (comme un chèque-cadeau), nous collectons diverses données à caractère personnel, comme les données d’identification, les données de contact, les caractéristiques personnelles et, dans certains cas, les données de santé. Nous collectons ces données afin de pouvoir créer votre compte et vous fournir nos produits et/ou services.
Lorsque vous recourez à un ou plusieurs de nos Services de laboratoire, dans notre laboratoire ou sur place chez votre employeur, nous recueillons, entre autres, vos données d’identification et de contact, mais aussi certaines caractéristiques personnelles et données de santé, afin de pouvoir vous fournir un résultat aussi précis que possible.
Lorsque vous créez un compte sur l’une de nos Plates-formes et/ou participez à certains défis et/ou événements, nous collectons des données à caractère personnel qui nous permettent de créer et de gérer votre compte et de vous faire participer à certains défis et/ou événements. Nous traitons également ces données pour faciliter l’interaction avec vos collègues, afin que vous puissiez former une équipe et participer ensemble à certains défis.
Lorsque vous vous inscrivez et participez à un trajet d’Ambassadeur, nous collectons certaines données à caractère personnel afin de déterminer votre état physique et votre condition et partager vos expériences et votre trajet avec les collaborateurs du client (lorsqu’applicable sur la Plate-forme).

Pourquoi recueillons-nous ces informations ?

• Pour que vous puissiez faire un usage optimal de nos Energy Services.
• Pour fournir nos services et/ou produits.
• Pour vous offrir une expérience personnalisée lorsque vous visitez nos sites web et Plates-formes, avec des recommandations qui correspondent à votre profil.
• Pour la recherche scientifique, à des fins statistiques et pour améliorer les services.

Qui peut accéder à vos données ?

Vos données à caractère personnel ne seront utilisées qu’au sein d’ENERGY. Et ne seront jamais vendues ou mises à la disposition d’autres parties qui ne sont pas des sous-traitants.
Seule une partie spécifique de notre équipe de confiance a accès aux informations que vous nous donnez.
Nous faisons également appel à quelques fournisseurs et prestataires de services, comme les services de paiement et d’hébergement web. Ces parties sont légalement tenues de toujours protéger votre vie privée. Elles ne peuvent traiter les données que conformément à nos objectifs.
Seules les données anonymisées – c’est-à-dire celles qui ne permettent en aucune façon de vous identifier – peuvent être mises à la disposition d’autres parties en dehors d’ENERGY sauf si vous avez donné votre consentement ou l’autorisation de partager vos données à caractère personnel avec elles.

Quels sont vos droits ?

Vous pouvez nous demander de modifier ou de supprimer vos données à caractère personnel à tout moment. Envoyez-nous un e-mail à privacy@energylab.be. Suivez la procédure telle que décrite dans l’article 8 de la politique de confidentialité complète.

Vous pouvez également demander une copie de toutes les informations que nous avons recueillies vous concernant en nous envoyant un e-mail à la même adresse.

Que faisons-nous pour protéger vos données à caractère personnel ?

Nous avons pris différentes mesures de sécurité, aux niveaux technique et organisationnel.
Vos données sont stockées sur un serveur sécurisé au sein de l’EEE.
Nous avons mis en place des procédures internes pour préserver la confidentialité de notre infrastructure informatique et faire en sorte qu’elle soit gérée de manière responsable.

Si vous désirez en savoir plus : si vous tenez absolument à connaître tous les moindres détails, nous vous invitons à lire notre politique de confidentialité complète.

Politique de confidentialité complète

Le présent document décrit comment ENERGY collecte et utilise les données à caractère personnel dans le cadre de ses services. Nous vous expliquons également comment nous stockons vos données à caractère personnel, comment nous les protégeons contre l’usage abusif et quels sont vos droits concernant les données à caractère personnel que vous nous avez fournies. La présente politique de confidentialité doit être lue conjointement avec les conditions générales d’ENERGY, que consultables sur les sites web (www.energylab.be et www.letsmove.com).

La signification de « Energy Services », « Services de laboratoire », « Platform Services », « Plates-formes », « Letsmove », « Trajet d’Ambassadeur », « Ambassadeurs » dans cette politique de confidentialité est expliquée ici.

Nous collectons et traitons les données à caractère personnel des utilisateurs qui surfent sur Letsmove, créent un compte, prennent rendez-vous pour l’un de nos Services de laboratoire et effectuent (l’un) des tests dans notre laboratoire ou sur place chez le client.

En outre, nous traitons également les données à caractère personnel des utilisateurs de l’une de nos Plates-formes et/ou des personnes qui suivent un trajet d’Ambassadeur.

Lorsque vous créez un compte sur Letsmove et/ou l’une de nos Plates-formes, vous devez confirmer que vous avez reçu et lu cette politique de confidentialité. Si vous ne consentez pas aux traitements décrits ici, vous ne pourrez pas continuer à utiliser Letsmove et/ou les Plates-formes et nous ne pourrons pas fournir les services.

ENERGY peut accéder à vos données à caractère personnel ou les utiliser, soit avec votre consentement explicite, soit pour la prestation des services stipulés dans un contrat, soit sur une base légale.

Nous nous réservons le droit de changer, d’actualiser ou de modifier notre politique de confidentialité à tout moment. Vous trouverez toujours la version la plus récente sur cette page. Nous vous recommandons donc de revoir régulièrement cette politique pour vous assurer que vous êtes au courant des changements éventuels. Si la nouvelle politique de confidentialité affecte la manière dont nous traitons déjà les données recueillies vous concernant, nous vous en informerons par e-mail.

1. Portée et objectif de la politique de confidentialité

Responsable du traitement – ENERGY agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel que l’entreprise collecte dans le cadre des services visés par la présente politique de confidentialité.

RGPD ou GDPR – Nous avons élaboré cette politique de confidentialité conformément au Règlement de l’Union européenne du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, à la libre circulation de ces données et abrogeant la Directive 95/46/CE (« RGPD » ou « GDPR », son abréviation anglaise).

Contact – Si vous avez des questions sur la présente politique de confidentialité ou sur la manière dont nous recueillons, utilisons ou traitons vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse suivante : privacy@energylab.be

2. Quelles données à caractère personnel recueillons-nous ?

Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel fournies par vous ou par des tiers dans la mesure nécessaire ou utile pour prester les Energy Services.

Nous recueillons certaines données à caractère personnel dans le cadre de nos Energy Services. Nous collectons également d’autres données, en fonction du service que vous nous achetez.

Les informations que nous recueillons dans ce contexte sont présentées ci-dessous.

Activité	Données à caractère personnel	Base légale	Contexte
Energy Services généralités	Données d’identification (nom) Données de contact (e-mail, adresse, téléphone)	• Nécessaires pour l’exécution du contrat	Nous collectons ces données dans le cadre des services fournis par ENERGY.
Letsmove : Visite de la page web de Letsmove, création de compte, prise de rendez-vous ou achat d’un chèque-cadeau	• Adresse IP, nom • Cookies (voir politique applicable aux Cookies) • Comportement de cliquage, journaux • Informations concernant votre commande	• Nécessaires pour l’exécution du contrat • Consentement pour les cookies non essentiels • Intérêts légitimes pour les cookies strictement nécessaires	Nous pouvons recueillir les données nécessaires lorsque vous visitez le site web et créez un compte afin de pouvoir prendre un rendez-vous en ligne. Nous vous enverrons un e-mail de confirmation avec un récapitulatif de votre commande ainsi que le lien vers le questionnaire médical sportif requis pour les tests physiques.
Services de laboratoire : services de testing et coaching chez Energy Lab	• Caractéristiques personnelles telles que la date de naissance, le sexe, l’âge, le poids, la taille, la langue, etc. ; • Données de santé telles que les médicaments, les maladies, le rythme cardiaque, les habitudes alimentaires, l’IMC, etc.	• Nécessaires pour l’exécution du contrat • Et le cas échéant : consentement explicite	Nous recueillons ces données afin d’en savoir plus sur votre santé et de rendre le test aussi sûr que possible. En fonction du test que vous passez, des données à caractère personnel supplémentaires sont collectées afin d’obtenir les résultats les plus précis et de formuler des recommandations sur mesure.
Visiter les Plates-formes, créer un compte et utiliser nos Platform Services.	• Surnom • Cookies • Caractéristiques personnelles (langue, date de naissance, sexe, avatar ou photographie, nationalité) ; • Les défis auxquels vous êtes invité à participer et les résultats tels que le nombre de km (via API) ; Données fournies par Google Fit • Likes, commentaires et messages chat que vous postez sur la Plate-forme ; • Votre comportement de navigation sur la Plate-forme	• Nécessaires pour l’exécution du contrat • Intérêt légitime, à savoir la liberté d’entreprise • Consentement pour lier les applis et les données que vous souhaitez partager	Nous collectons ces données afin de suivre et d’encourager votre participation aux défis. Nous collectons également ces données afin que vous puissiez vous inscrire à certains événements via la Plate-forme. Vous pouvez choisir d’utiliser un surnom/avatar si vous ne souhaitez pas que votre nom soit visible. Certaines données sont collectées et traitées afin d’assurer l’optimisation de la Plate-forme.
Trajet d’Ambassadeur	· Motivation • Informations sur votre relation avec notre client (par exemple, profession et fonction) • Caractéristiques personnelles (langue, date de naissance) • Toutes les données traitées dans le cadre des Services de laboratoire	• Consentement	Nous traitons ces données afin d’évaluer votre candidature en tant qu’Ambassadeur, d’apprendre à vous connaître et de partager vos expériences en tant qu’Ambassadeur avec d’autres collaborateurs du client (lorsqu’applicable sur la Plate-forme).

Nous collectons des données à caractère personnel sensibles (données de santé, ethnicité) lors de la prestation de certains services. Mais cela ne se fera qu’avec votre autorisation explicite, qui vous sera demandée via un formulaire de consentement dans le laboratoire d’Energy.

Vous n’êtes pas obligé de nous fournir vos données à caractère personnel, mais il se peut que la prestation de différents services ne soit pas possible si vous choisissez de ne pas fournir vos données à caractère personnel, nous mettant dans l’impossibilité de formuler des recommandations pour une expérience sûre des activités sportives que nous proposons.

Marketing direct

Vos données à caractère personnel seront utilisées à des fins de marketing direct dans deux cas, à savoir (i) si vous donnez votre consentement explicite et préalable à cet effet (« opt-in ») ; et/ou (ii) si vous avez acheté un (des) service(s) chez nous ; nous vous tiendrons informé des produits similaires ou complémentaires qui pourraient vous intéresser.

Vous pouvez retirer votre adresse e-mail de notre liste de mailing direct à tout moment, gratuitement et sans donner de raison, en cliquant sur le bouton de désabonnement au bas de chaque e-mail promotionnel.

3. Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous recueillons et traitons vos données à caractère personnel afin de vous offrir une expérience sûre, pratique et personnalisée à chaque fois que vous utilisez les Energy Services.

Les informations que nous recueillons à votre sujet sont traitées principalement pour nous aider à assurer un bon fonctionnement technique et à améliorer la qualité, la sécurité et le contenu des Energy Services.

Vos données à caractère personnel seront traitées exclusivement aux fins (internes) suivantes :

Activité	Objectifs du traitement
Energy services	Nous collectons ces données à caractère personnel afin de pouvoir vous identifier et vous contacter en vue de la bonne prestation des Energy Services.
Letsmove : Visite de la page web de Letsmove, création de compte, prise de rendez-vous ou achat d’un chèque-cadeau	Nous recueillons ces données à caractère personnel pour vous offrir une meilleure expérience d’utilisation lorsque vous visitez Letsmove et pour nous permettre d’optimiser Letsmove. En outre, ces données à caractère personnel sont traitées pour pouvoir prendre un rendez-vous en ligne et/ou pour finaliser votre achat. Les données à caractère personnel pour l’envoi d’un e-mail de confirmation sont traitées pour vous informer des détails du rendez-vous et/ou de l’achat, ainsi que pour envoyer le lien vers les questions médicales sportives à remplir avant les tests physiques.
Services de laboratoire : services de testing et coaching chez Energy Lab	Vous avez réservé un ou plusieurs tests dans notre laboratoire. Nous collectons ces données afin de nous faire une idée précise de votre état de santé, effectuer correctement le ou les tests physiques et fournir les analyses nécessaires (résultats des tests, scan de la composition corporelle, conseils diététiques).
Visite des Plates-formes, création de compte et utilisation de nos Platform Services.	Nous recueillons ces données à caractère personnel pour vous offrir une meilleure expérience d’utilisation lorsque vous visitez les Plates-formes et pour nous permettre d’optimiser les Platform Services. Nous traitons également ces données afin que vous ayez un aperçu des événements et des défis auxquels vous pouvez vous inscrire ou auxquels vous êtes inscrit. Enfin, nous traitons aussi ces données pour que vous puissiez voir les classements et encourager vos coéquipiers.
Trajet d’Ambassadeur	Nous recueillons ces données auprès de vous en tant qu’Ambassadeur afin de vous guider au mieux sur votre trajet et de partager vos expériences avec d’autres collaborateurs du client (lorsqu’applicable sur la Plate-forme).

4. Comment et pendant combien de temps traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour fournir les produits et/ou prester les services que vous avez demandés, aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité et aux fins légales pour lesquelles nous sommes tenus de conserver les informations. Lorsque nous n’avons plus besoin d’utiliser vos données, et qu’il n’est pas nécessaire de les conserver pour respecter des obligations légales ou réglementaires, nous les supprimons de nos systèmes ou les rendons anonymes afin de ne plus pouvoir vous identifier.

Activité	Période de conservation
Energy services	Jusqu’à 4 ans après la prestation du service
Letsmove : Visite de la page web de Letsmove, création de compte, prise de rendez-vous ou achat d’un chèque-cadeau	En ce qui concerne les cookies, la période de conservation peut varier en fonction du cookie spécifique, allant de la fin de la session à 3 ans. Pour une explication détaillée, voir notre politique en matière de cookies. En ce qui concerne la création de comptes, la prise de rendez-vous ou l’achat de chèques-cadeaux, la période de conservation est de 4 ans maximum après l’inactivité ou de 4 ans maximum après la fourniture du service.
Services de laboratoire : services de testing et coaching	Jusqu’à 4 ans après la prestation du service
Visite des Plates-formes, création de compte et utilisation de nos Platform Services.	Pendant le contrat et 1 an après/photos et vidéos jusqu’à 5 ans après la fin du contrat.
Trajet d’Ambassadeur	Jusqu’à 4 ans après la prestation du service

5. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne partageons pas vos données avec des tiers à des fins commerciales. Toutefois, dans certains cas, vos données peuvent être communiquées à d’autres sociétés du Groupe Golazo ou en cas de transfert des activités d’ENERGY. Mais vos données seront toujours utilisées exclusivement en conformité avec les objectifs définis dans la présente politique de confidentialité.

Dans certains cas, vos données à caractère personnel peuvent être communiquées à des tiers qui fournissent des services à ENERGY ou qui fournissent des services au nom et pour le compte d’ENERGY. Il peut s’agir de services fournis par des partenaires, des fournisseurs d’ICT, de services de courrier ou de paiement, de cloud ou des gestionnaires de statistiques, comme par exemple Crossuite, le payment processor Mollie, etc.

Nous sommes également tenus de communiquer vos données à caractère personnel si la loi ou une décision de justice nous l’impose. Si, dans d’autres situations, nous devons transmettre des données à caractère personnel à des tiers, nous le ferons avec votre consentement lorsque la loi l’exige.

Nous ne vendrons pas, ne louerons pas, ne distribuerons pas ou ne mettrons pas vos données à caractère personnel à disposition commerciale de tiers d’une autre façon, sauf dans les cas prévus par la présente politique de confidentialité ou si vous avez donné votre consentement exprès préalable.

Seule une partie spécifique de notre équipe de confiance a accès aux informations que vous nous donnez. Seule une partie spécifique de notre équipe de confiance a accès aux informations que vous nous donnez. Nous garantissons un niveau de protection similaire en imposant à ces fournisseurs et prestataires de services des obligations contractuelles similaires à celles de la présente politique de confidentialité.

6. Transmission des données à caractère personnel en dehors de l’EEE

Lorsque des données à caractère personnel sont stockées en dehors de l’Union européenne, nous veillons, par des mesures contractuelles ou autres, à ce qu’elles y bénéficient d’un niveau de protection adéquat, comparable à la protection dont elles bénéficieraient au sein de l’Union européenne.

7. Utilisation des cookies

Nous utilisons différents types de cookies sur Letsmove et nos plates-formes, comme défini dans notre politique en matière de cookies.

8. Exercice des droits

Droit d’accès et droit d’obtenir une copie

Vous avez le droit d’accéder librement à vos données à caractère personnel à tout moment et d’être informé de la finalité du traitement par nos soins.

Droit de rectification, d’effacement ou de restriction

Vous avez le choix de partager vos informations à caractère personnel avec nous. Vous avez toujours le droit de nous demander de modifier vos données à caractère personnel. Vous pouvez également nous demander de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel si vous pensez que celles-ci sont inexactes et si vous nous en informez.

En outre, vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel si nous n’avons pas pu les rendre anonymes. Vous reconnaissez en outre qu’un refus de partager des données à caractère personnel ou une demande de suppression de ces données à caractère personnel rendront impossibles la fourniture de divers services ou l’achat de produits.

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si vous avez des raisons sérieuses et légitimes de le faire. Vous avez également le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Dans ce cas, aucune raison particulière ne vous est demandée.

Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit d’obtenir que vos données à caractère personnel soient traitées par nous dans un format structuré et communément utilisé et/ou de transférer ces données à caractère personnel à un autre responsable de traitement.

Droit de retirer le consentement

Si le traitement est basé sur un consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.

Décisions automatisées et profilage

Vous avez le droit de nous demander à ne pas être soumis à une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, ayant des conséquences juridiques pour vous ou qui vous affecte de manière similaire et significative.

Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant et en nous envoyant une copie du recto de votre carte d’identité en annexe, soit par e-mail à l’adresse privacy@energylab.be soit par courrier postal à l’adresse suivante :

ENERGY NV
Schoebroekstraat 8,
3583 Paal-Beringen
Belgique

Droit de déposer une plainte

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tel. +32 (0)2 274 48 00,
Fax +32 (0)2 274 48 35,
Email: contact(at)apd-gba.be

Et ce, sans préjudice d’une procédure devant le tribunal civil.

Si vous avez subi un préjudice à la suite du traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une demande de dédommagement.

9. Comment protégeons-nous les données à caractère personnel ?

La sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel sont extrêmement importantes pour nous. Nous mettons en œuvre, au mieux de nos possibilités, des mesures de sécurité adéquates, basées sur les dernières technologies, pour protéger ces données à caractère personnel contre tout accès, toute divulgation, toute utilisation et toute modification non autorisés. En particulier, nous utilisons des connexions sécurisées lorsque les utilisateurs fournissent des données à caractère personnel par le biais de Letsmove.

10. Choix de la législation et compétence

Cette politique de confidentialité est soumise, et a été établie conformément, à la législation belge. En cas de litige, seuls les tribunaux de l’arrondissement judiciaire d’Anvers, division de Hasselt, seront compétents.

11. Questions

Les questions, commentaires et demandes concernant cette politique de confidentialité sont les bienvenus et doivent être adressés à

ENERGY NV
Schoebroekstraat 8,
3583 Paal-Beringen
Belgique

Ou à privacy@energylab.be